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疫情下居家辦公與減員優化的合規操作要點
2022-05-17
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序 言
疫情來勢洶洶、延綿不絕，給用人單位造成了兩個重大的影響。第一，疫情使得人員聚集不便、交通不暢，企業普遍需要安排員工居家工作；第二，疫情讓許多企業的業務和人員兩方面所需都大大減少，從而衍生出減員優化，甚至是更大規模裁員的要求。 在如此的“雙減”形勢之下，企業面臨著前所未有的挑戰，需要更有適時性和針對性的“雙減策略”予以應對。 本文針對疫情下，企業面對的“雙減”沖擊作出分析、研究，并以此探討企業應對的合規策略。
- 一 -疫情下的特殊“雙減”2019年底，新冠疫情全球大流行開始爆發，至今已近三年。 今年，疫情的最新毒株疫情呈現出傳播快、難控制、點多、面廣、頻發的特點。病毒的驚人傳播力不斷刷新，與我國目前防疫水平的“壓力差”不斷增大，加上境外輸入的危機明顯增加，當前國內外疫情防控具有復雜性、艱巨性、反復性的特征。 在此背景下，企業遵循“外防輸入、內防反彈”的總體策略，不得不對自身的經營方式和管理現狀作出調整，由此引發了對于疫情帶來的“雙減”的思考。 疫情引發的第一個減少，是人員聚集和集中辦公的減少。即便接種疫苗，為最大限度防止疫情擴散，人們還是應當保持安全距離、少去人員密集場所。因此，許多城市和區域均鼓勵或者要求企業安排員工居家辦公。 一般來說，企業應對短時間的員工居家（如短暫病假或突發個人情況）較有經驗，但長時間的居家辦公不可避免地會對企業現有的管理制度和組織形式造成沖擊，企業一方面要考慮如何管理員工、監督工作開展，另一方面也需注意不能逾越工作與員工個人生活、家庭生活的界限。 更為復雜的是，在居家辦公的前提下如若發生員工受傷，甚至員工感染等事件，其中的事實認定和權責分配問題將會令企業倍感棘手。 疫情引發的第二個減少，是企業業務量和所需人員的減少。疫情對整體社會面造成沖擊，在一定程度上確實導致了經濟增速放緩和消費停頓，這些現象最終都會反映到企業的訂單數量、需求體系上。 疫情當前，許多企業都將目前形勢比作末日寒冬，積極尋求減員優化甚至是裁員的選項，以求“斷臂求生”。
-二 -疫情下“居家辦公”合規操作要點
疫情之下，因客觀原因不得不安排員工居家辦公，由于工作場景的變化，以及由此可能會導致的工資標準的變化，都將構成勞動合同的變更。 根據法律規定，一般情況下，變更勞動合同，應經用人單位和勞動者協商一致，才能進行。因此，在居家辦公的特定狀態下，如何進行工作場所、工資薪酬的管理，無不檢驗用人單位在用工管理方面的合規程度。 1.居家辦公在事實上變更了工作地點 《勞動合同法》第十七條規定了勞動合同應當具備的條款，其中就包括“工作內容和工作地點”。用人單位在未與勞動者協商一致的情況下，不得變更勞動者的工作地點，否則將違反法律要求。 一般而言，企業安排員工短期居家工作，在司法實踐中不會被認定為對勞動合同的履行造成重大影響。如應對突發疫情管控的需要，企業可以自主決定安排員工執行居家辦公，但前提是依據事先制定的規章制度，對執行居家工作的員工依法進行用工管理。 如果企業欠缺相應的管理制度，或者在沒有特定情形及管理需要的情況下單方面要求員工居家辦公，就有被認定為“剝奪員工正常到崗工作權利”的風險，或將涉嫌不為勞動者提供合理的勞動條件，屬于違法行為。 許多企業認為，商業地段、寫字樓甚至是員工所處的社區本身就出臺了相關的防控政策，員工遵守所在社區的政策，本就難以到崗上班，因此企業無需再與員工另行約定居家辦公。 事實上，員工無法到崗上班只是代表勞動合同約定的工作地點和工作方式在客觀上無法履行，用人單位仍需與勞動者就新的工作時間、工作地點、考勤方式、管理制度等內容進行重新約定，并且取得勞動者一方的同意。
否則，用人單位憑借管理慣性對勞動者進行后續管理時，就有較大的引發爭議和對企業不利的風險。 2.居家辦公應支付與之相應的工資 面對突發的疫情管控措施，不少企業不得不安排員工居家辦公。但受客觀環境和客觀條件所限，無論是基于企業自身的業務需求情況，還是員工家居環境的原因，都在一定程度上會導致員工的工作量或工作時間有所減少。 在居家辦公的情況下，應采取什么標準確定居家辦公期間的薪酬水平，成為擺在企業管理者面前的難題。 疫情期間，政府部門在召開的新聞發布會上宣布，員工居家辦公期間，企業發放的工資應不低于所在地區最低工資水平。
但實際上，如何衡量和考核居家辦公期間的工作內容及工作成果，從而確定相應的工資標準，需要結合員工居家辦公期間從事的工作內容是否飽滿、充分，以及由此衍生的績效考核管理。 但從另一方面，從政府部門發布的信息來看，在居家辦公的特殊情況下，企業可以和員工就此環境下的工作狀態，重新確定與工作相匹配的工資標準，只是不得低于當地的最低工資水平。 3.兼顧員工管理與隱私保護 用人單位不宜以居家辦公和疫情期間的特殊情況為由，將員工未按規定開啟攝像頭、未及時回復工作消息、未在一定時間內接聽或回復電話等表現，如果用人單位以此為由強行解除勞動合同，將面臨違法解除的法律風險。 一方面，企業在疫情居家期間應當積極采取合理的手段，對員工的日常工作進行適當管理。比如要求召開視頻會議、要求遠程打卡、要求定時匯報工作情況和進度等，均為合情合理的管理要求。用人單位實施相關的管理制度，也能為疫情期間勞動者在家受傷等情況保留證據，在后續的工傷認定等環節中提供幫助。 另一方面，企業應當注意管理措施的適當性和人性化，避免過于嚴苛的管理措施不合理地加重勞動者的負擔，從而引發不必要的爭端。
比如，應盡量明確勞動者居家時的具體工作時間，為遠程打卡等管理手段提供依據。同時，應盡量避免在非工作時間召開視頻、電話會議，減少對勞動者個人生活的影響。
-三 -疫情下“減員優化”合規操作要點1.優先開展協商 《勞動合同法》第三十六條載明，用人單位與勞動者協商一致，可以解除勞動合同。事實上，協商解除具有適用范圍廣、法律風險小、解除時間快等優點，既體現了企業與員工進行個別商談的關注意識和照顧精神，也兼顧了企業減員時的員工反映和社會效應，是相對而言最為溫和、順暢和體面的解決方式。 因此，我們建議有減員需要的企業優先與員工展開協商，并盡可能與每位員工單獨達成協商一致解除勞動合同的協議。
雙方協商時，應注意關于經濟補償的約定與支付。同時，注意及時通過適當的方式留存雙方協商的向相關證據。如果實在難以協商，或者涉及面太大、不具備一一協商的條件，再考慮單方解除和經濟性裁員。 2.注意滿足裁減人員的法定條件 企業確需進行大規模裁員的，需要注意滿足經濟性裁員的法定條件。 根據《勞動法》《勞動合同法》等法律規定，經濟性裁員需滿足形式要件和實質要件。形式要件如需要裁減人員二十人以上或者不足二十人但占企業職工總數百分之十以上；實質要件包括生產經營發生嚴重困難，企業轉產、重大技術革新或者經營方式調整，經變更勞動合同后，仍需裁減人員等情況。 由于疫情的特殊影響，企業在實施經濟性裁員時，如系因“生產經營發生嚴重困難”，應保留經營狀況的相關記錄，為發生困難等事項提供證明。尤其是疫情期間，許多企業生產不開展、員工不到崗，相關臺賬和記錄處于無人處理的“停擺”狀態。 3.履行裁減人員必備的程序 據《勞動合同法》第四十一條規定，用人單位經濟性裁員，應提前三十日向工會或者全體職工說明情況，聽取工會或者職工的意見后，裁減人員方案經向人力資源和社會保障部門報告。 實踐中，為了在疫情條件下盡量保證減員優化的順暢性和程序合法性，企業應優先通過民主程序，與職工協商采取調整薪酬、輪崗輪休、縮短工時等彈性工作方式，從而實現減員優化的目標。 如果采取相應措施后仍需裁員的，應盡早召開溝通會，向工會或者全體職工說明裁員原因、背景、時間計劃、工作機會、補償方案等，并且充分答疑解惑，為員工做好思想準備。 需要注意的是，相關會議召開時，需嚴格配合當地防疫政策，可采取線上會議、遠程簽到、分批次會場等靈活方式，并且采取多樣手段及時通知員工，確保相關程序的順利開展。 在聽取工會或者職工的意見后，用人單位還要根據有關要求，向當地人力資源社會保障部門提交裁減人員所需要的相關備案文件，并獲得其出具的備案回復文件。 4.適當提高補償力度，體現企業關懷 疫情中的減員優化，無論是協商一致解除還是經濟性裁員，對于企業和員工均是艱難而殘酷的選擇。企業為了擺脫困境無法再負重前行，而對于被解除的員工來說，在疫情下的再就業和社會保障也成為難以面對的問題。 為了盡可能降低社會影響、減少個人后續工作生活中的阻力和壓力，建議企業在依法履行工資社保義務的基礎之上，盡可能地為裁減員工爭取更大力度的優惠政策和補償金額，既為減員企業取得良好的社會評價，也最大程度地助力裁減員工走向人生的新階段。 現實中，有的企業在裁減人員時，向被裁減人員多發一個月、數個月工資作為“再就業補助”；有的企業為勞動者就近安排兄弟企業或臨近崗位的工作機會。這些做法，無不盡可能體現出了企業對于離職員工的關懷和體恤。結 語
當前形勢下，疫情防控的嚴峻化和常態化可能會形成未來的主流趨勢。員工居家辦公和企業減員優化的“雙減”壓力在短期內也許難以改善。
企業應當意識到這一主流的工作模式和行業趨勢，并且采取相應的合規措施來未雨綢繆、積極應對，為疫情期間的平穩用工保駕護航，力爭在這一艱難的環境下煥發生命力，持續創造社會價值。
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