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疫情下居家辦公與減員優(yōu)化的合規(guī)操作要點(diǎn)
2022-05-17
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序 言
疫情來勢洶洶、延綿不絕，給用人單位造成了兩個重大的影響。第一，疫情使得人員聚集不便、交通不暢，企業(yè)普遍需要安排員工居家工作；第二，疫情讓許多企業(yè)的業(yè)務(wù)和人員兩方面所需都大大減少，從而衍生出減員優(yōu)化，甚至是更大規(guī)模裁員的要求。 在如此的“雙減”形勢之下，企業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，需要更有適時性和針對性的“雙減策略”予以應(yīng)對。 本文針對疫情下，企業(yè)面對的“雙減”沖擊作出分析、研究，并以此探討企業(yè)應(yīng)對的合規(guī)策略。
- 一 -疫情下的特殊“雙減”2019年底，新冠疫情全球大流行開始爆發(fā)，至今已近三年。 今年，疫情的最新毒株疫情呈現(xiàn)出傳播快、難控制、點(diǎn)多、面廣、頻發(fā)的特點(diǎn)。病毒的驚人傳播力不斷刷新，與我國目前防疫水平的“壓力差”不斷增大，加上境外輸入的危機(jī)明顯增加，當(dāng)前國內(nèi)外疫情防控具有復(fù)雜性、艱巨性、反復(fù)性的特征。 在此背景下，企業(yè)遵循“外防輸入、內(nèi)防反彈”的總體策略，不得不對自身的經(jīng)營方式和管理現(xiàn)狀作出調(diào)整，由此引發(fā)了對于疫情帶來的“雙減”的思考。 疫情引發(fā)的第一個減少，是人員聚集和集中辦公的減少。即便接種疫苗，為最大限度防止疫情擴(kuò)散，人們還是應(yīng)當(dāng)保持安全距離、少去人員密集場所。因此，許多城市和區(qū)域均鼓勵或者要求企業(yè)安排員工居家辦公。 一般來說，企業(yè)應(yīng)對短時間的員工居家（如短暫病假或突發(fā)個人情況）較有經(jīng)驗(yàn)，但長時間的居家辦公不可避免地會對企業(yè)現(xiàn)有的管理制度和組織形式造成沖擊，企業(yè)一方面要考慮如何管理員工、監(jiān)督工作開展，另一方面也需注意不能逾越工作與員工個人生活、家庭生活的界限。 更為復(fù)雜的是，在居家辦公的前提下如若發(fā)生員工受傷，甚至員工感染等事件，其中的事實(shí)認(rèn)定和權(quán)責(zé)分配問題將會令企業(yè)倍感棘手。 疫情引發(fā)的第二個減少，是企業(yè)業(yè)務(wù)量和所需人員的減少。疫情對整體社會面造成沖擊，在一定程度上確實(shí)導(dǎo)致了經(jīng)濟(jì)增速放緩和消費(fèi)停頓，這些現(xiàn)象最終都會反映到企業(yè)的訂單數(shù)量、需求體系上。 疫情當(dāng)前，許多企業(yè)都將目前形勢比作末日寒冬，積極尋求減員優(yōu)化甚至是裁員的選項(xiàng)，以求“斷臂求生”。
-二 -疫情下“居家辦公”合規(guī)操作要點(diǎn)
疫情之下，因客觀原因不得不安排員工居家辦公，由于工作場景的變化，以及由此可能會導(dǎo)致的工資標(biāo)準(zhǔn)的變化，都將構(gòu)成勞動合同的變更。 根據(jù)法律規(guī)定，一般情況下，變更勞動合同，應(yīng)經(jīng)用人單位和勞動者協(xié)商一致，才能進(jìn)行。因此，在居家辦公的特定狀態(tài)下，如何進(jìn)行工作場所、工資薪酬的管理，無不檢驗(yàn)用人單位在用工管理方面的合規(guī)程度。 1.居家辦公在事實(shí)上變更了工作地點(diǎn) 《勞動合同法》第十七條規(guī)定了勞動合同應(yīng)當(dāng)具備的條款，其中就包括“工作內(nèi)容和工作地點(diǎn)”。用人單位在未與勞動者協(xié)商一致的情況下，不得變更勞動者的工作地點(diǎn)，否則將違反法律要求。 一般而言，企業(yè)安排員工短期居家工作，在司法實(shí)踐中不會被認(rèn)定為對勞動合同的履行造成重大影響。如應(yīng)對突發(fā)疫情管控的需要，企業(yè)可以自主決定安排員工執(zhí)行居家辦公，但前提是依據(jù)事先制定的規(guī)章制度，對執(zhí)行居家工作的員工依法進(jìn)行用工管理。 如果企業(yè)欠缺相應(yīng)的管理制度，或者在沒有特定情形及管理需要的情況下單方面要求員工居家辦公，就有被認(rèn)定為“剝奪員工正常到崗工作權(quán)利”的風(fēng)險，或?qū)⑸嫦硬粸閯趧诱咛峁┖侠淼膭趧訔l件，屬于違法行為。 許多企業(yè)認(rèn)為，商業(yè)地段、寫字樓甚至是員工所處的社區(qū)本身就出臺了相關(guān)的防控政策，員工遵守所在社區(qū)的政策，本就難以到崗上班，因此企業(yè)無需再與員工另行約定居家辦公。 事實(shí)上，員工無法到崗上班只是代表勞動合同約定的工作地點(diǎn)和工作方式在客觀上無法履行，用人單位仍需與勞動者就新的工作時間、工作地點(diǎn)、考勤方式、管理制度等內(nèi)容進(jìn)行重新約定，并且取得勞動者一方的同意。
否則，用人單位憑借管理慣性對勞動者進(jìn)行后續(xù)管理時，就有較大的引發(fā)爭議和對企業(yè)不利的風(fēng)險。 2.居家辦公應(yīng)支付與之相應(yīng)的工資 面對突發(fā)的疫情管控措施，不少企業(yè)不得不安排員工居家辦公。但受客觀環(huán)境和客觀條件所限，無論是基于企業(yè)自身的業(yè)務(wù)需求情況，還是員工家居環(huán)境的原因，都在一定程度上會導(dǎo)致員工的工作量或工作時間有所減少。 在居家辦公的情況下，應(yīng)采取什么標(biāo)準(zhǔn)確定居家辦公期間的薪酬水平，成為擺在企業(yè)管理者面前的難題。 疫情期間，政府部門在召開的新聞發(fā)布會上宣布，員工居家辦公期間，企業(yè)發(fā)放的工資應(yīng)不低于所在地區(qū)最低工資水平。
但實(shí)際上，如何衡量和考核居家辦公期間的工作內(nèi)容及工作成果，從而確定相應(yīng)的工資標(biāo)準(zhǔn)，需要結(jié)合員工居家辦公期間從事的工作內(nèi)容是否飽滿、充分，以及由此衍生的績效考核管理。 但從另一方面，從政府部門發(fā)布的信息來看，在居家辦公的特殊情況下，企業(yè)可以和員工就此環(huán)境下的工作狀態(tài)，重新確定與工作相匹配的工資標(biāo)準(zhǔn)，只是不得低于當(dāng)?shù)氐淖畹凸べY水平。 3.兼顧員工管理與隱私保護(hù) 用人單位不宜以居家辦公和疫情期間的特殊情況為由，將員工未按規(guī)定開啟攝像頭、未及時回復(fù)工作消息、未在一定時間內(nèi)接聽或回復(fù)電話等表現(xiàn)，如果用人單位以此為由強(qiáng)行解除勞動合同，將面臨違法解除的法律風(fēng)險。 一方面，企業(yè)在疫情居家期間應(yīng)當(dāng)積極采取合理的手段，對員工的日常工作進(jìn)行適當(dāng)管理。比如要求召開視頻會議、要求遠(yuǎn)程打卡、要求定時匯報工作情況和進(jìn)度等，均為合情合理的管理要求。用人單位實(shí)施相關(guān)的管理制度，也能為疫情期間勞動者在家受傷等情況保留證據(jù)，在后續(xù)的工傷認(rèn)定等環(huán)節(jié)中提供幫助。 另一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意管理措施的適當(dāng)性和人性化，避免過于嚴(yán)苛的管理措施不合理地加重勞動者的負(fù)擔(dān)，從而引發(fā)不必要的爭端。
比如，應(yīng)盡量明確勞動者居家時的具體工作時間，為遠(yuǎn)程打卡等管理手段提供依據(jù)。同時，應(yīng)盡量避免在非工作時間召開視頻、電話會議，減少對勞動者個人生活的影響。
-三 -疫情下“減員優(yōu)化”合規(guī)操作要點(diǎn)1.優(yōu)先開展協(xié)商 《勞動合同法》第三十六條載明，用人單位與勞動者協(xié)商一致，可以解除勞動合同。事實(shí)上，協(xié)商解除具有適用范圍廣、法律風(fēng)險小、解除時間快等優(yōu)點(diǎn)，既體現(xiàn)了企業(yè)與員工進(jìn)行個別商談的關(guān)注意識和照顧精神，也兼顧了企業(yè)減員時的員工反映和社會效應(yīng)，是相對而言最為溫和、順暢和體面的解決方式。 因此，我們建議有減員需要的企業(yè)優(yōu)先與員工展開協(xié)商，并盡可能與每位員工單獨(dú)達(dá)成協(xié)商一致解除勞動合同的協(xié)議。
雙方協(xié)商時，應(yīng)注意關(guān)于經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)募s定與支付。同時，注意及時通過適當(dāng)?shù)姆绞搅舸骐p方協(xié)商的向相關(guān)證據(jù)。如果實(shí)在難以協(xié)商，或者涉及面太大、不具備一一協(xié)商的條件，再考慮單方解除和經(jīng)濟(jì)性裁員。 2.注意滿足裁減人員的法定條件 企業(yè)確需進(jìn)行大規(guī)模裁員的，需要注意滿足經(jīng)濟(jì)性裁員的法定條件。 根據(jù)《勞動法》《勞動合同法》等法律規(guī)定，經(jīng)濟(jì)性裁員需滿足形式要件和實(shí)質(zhì)要件。形式要件如需要裁減人員二十人以上或者不足二十人但占企業(yè)職工總數(shù)百分之十以上；實(shí)質(zhì)要件包括生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生嚴(yán)重困難，企業(yè)轉(zhuǎn)產(chǎn)、重大技術(shù)革新或者經(jīng)營方式調(diào)整，經(jīng)變更勞動合同后，仍需裁減人員等情況。 由于疫情的特殊影響，企業(yè)在實(shí)施經(jīng)濟(jì)性裁員時，如系因“生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生嚴(yán)重困難”，應(yīng)保留經(jīng)營狀況的相關(guān)記錄，為發(fā)生困難等事項(xiàng)提供證明。尤其是疫情期間，許多企業(yè)生產(chǎn)不開展、員工不到崗，相關(guān)臺賬和記錄處于無人處理的“停擺”狀態(tài)。 3.履行裁減人員必備的程序 據(jù)《勞動合同法》第四十一條規(guī)定，用人單位經(jīng)濟(jì)性裁員，應(yīng)提前三十日向工會或者全體職工說明情況，聽取工會或者職工的意見后，裁減人員方案經(jīng)向人力資源和社會保障部門報告。 實(shí)踐中，為了在疫情條件下盡量保證減員優(yōu)化的順暢性和程序合法性，企業(yè)應(yīng)優(yōu)先通過民主程序，與職工協(xié)商采取調(diào)整薪酬、輪崗輪休、縮短工時等彈性工作方式，從而實(shí)現(xiàn)減員優(yōu)化的目標(biāo)。 如果采取相應(yīng)措施后仍需裁員的，應(yīng)盡早召開溝通會，向工會或者全體職工說明裁員原因、背景、時間計(jì)劃、工作機(jī)會、補(bǔ)償方案等，并且充分答疑解惑，為員工做好思想準(zhǔn)備。 需要注意的是，相關(guān)會議召開時，需嚴(yán)格配合當(dāng)?shù)胤酪哒撸刹扇【€上會議、遠(yuǎn)程簽到、分批次會場等靈活方式，并且采取多樣手段及時通知員工，確保相關(guān)程序的順利開展。 在聽取工會或者職工的意見后，用人單位還要根據(jù)有關(guān)要求，向當(dāng)?shù)厝肆Y源社會保障部門提交裁減人員所需要的相關(guān)備案文件，并獲得其出具的備案回復(fù)文件。 4.適當(dāng)提高補(bǔ)償力度，體現(xiàn)企業(yè)關(guān)懷 疫情中的減員優(yōu)化，無論是協(xié)商一致解除還是經(jīng)濟(jì)性裁員，對于企業(yè)和員工均是艱難而殘酷的選擇。企業(yè)為了擺脫困境無法再負(fù)重前行，而對于被解除的員工來說，在疫情下的再就業(yè)和社會保障也成為難以面對的問題。 為了盡可能降低社會影響、減少個人后續(xù)工作生活中的阻力和壓力，建議企業(yè)在依法履行工資社保義務(wù)的基礎(chǔ)之上，盡可能地為裁減員工爭取更大力度的優(yōu)惠政策和補(bǔ)償金額，既為減員企業(yè)取得良好的社會評價，也最大程度地助力裁減員工走向人生的新階段。 現(xiàn)實(shí)中，有的企業(yè)在裁減人員時，向被裁減人員多發(fā)一個月、數(shù)個月工資作為“再就業(yè)補(bǔ)助”；有的企業(yè)為勞動者就近安排兄弟企業(yè)或臨近崗位的工作機(jī)會。這些做法，無不盡可能體現(xiàn)出了企業(yè)對于離職員工的關(guān)懷和體恤。結(jié) 語
當(dāng)前形勢下，疫情防控的嚴(yán)峻化和常態(tài)化可能會形成未來的主流趨勢。員工居家辦公和企業(yè)減員優(yōu)化的“雙減”壓力在短期內(nèi)也許難以改善。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)意識到這一主流的工作模式和行業(yè)趨勢，并且采取相應(yīng)的合規(guī)措施來未雨綢繆、積極應(yīng)對，為疫情期間的平穩(wěn)用工保駕護(hù)航，力爭在這一艱難的環(huán)境下煥發(fā)生命力，持續(xù)創(chuàng)造社會價值。
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